Gli elaborati scritti degli alunni sono
a tutti gli effetti atti amministrativi, e pertanto ai sensi della Legge n.241
del 1990, sono soggetti all’accesso formale o informale da parte chiunque ne
abbia interesse, in particolar modo dai genitori che possono chiederne la
visione e la copia. Ai sensi dell’art.28 del D.Lgs. n.196 del 2003, il titolare
del trattamento è la scuola che esercita tale titolarità attraverso il
dirigente scolastico, il quale per la funzione conferitagli di rappresentante
legale ex art.25 comma 2 del D.Lgs. n.165 del 2001, ha il dovere di predisporre
tutte le misure necessarie affinché gli atti prodotti dall’istituzione scolastica ( comprese le prove scritte svolte dagli studenti durante l'intero anno scolastico ),
nell’esercizio del pubblico servizio, siano custoditi nei modi opportuni,
stabiliti dalla normativa vigente, e siano a completa disposizione per
eventuali accessi amministrativi. Da osservare che gli elaborati delle prove
scritte, grafiche e pratiche (esclusi quelli prodotti per gli esami di Stato)
devono essere archiviati e conservati per almeno un anno. La conservazione,
previa archiviazione è invece illimitata per gli analoghi documenti relativi
alle prove degli esami di Stato.
Non di meno, l’eventuale scarto (distruzione)
di qualsivoglia documento di interesse rilevante, prima di essere effettuato,
deve essere regolarmente autorizzato dalla Soprintendenza archivistica
competente per territorio. Tali obblighi derivano dal conferimento alle
istituzioni scolastiche della personalità giuridica, disposta per effetto
dell’entrata in vigore del decreto del Presidente della repubblica 275/99. A
seguito del conferimento di questo status in capo alle istituzioni scolastiche
rilevano, infatti, in capo alle medesime gli obblighi validi per tutti gli enti
pubblici, previsti dal decreto legislativo 29 ottobre 1999 n.490, pubblicato in
Gazzetta Ufficiale 27/12/1999.
Aldo Domenico Ficara